W pierwszej kolejności należy pamiętać o właściwym zabezpieczeniu naszej firmy przed rozpoczęciem współpracy z danym kontrahentem. W tym celu należałoby przygotować dobrze skonstruowaną umowę, która określać będzie dokładne dane klienta, przedmiot umowy, terminy zapłaty, miejsce jej wykonania itp. Np. pieczęć prewencyjna.

W myśl zasady lepiej zapobiegać niż leczyć, firma przed rozpoczęciem współpracy lub udzieleniem kredytu kupieckiego powinna zweryfikować swojego partnera. Wiedza na temat jego kondycji finansowej oraz dotychczasowej dyscypliny płatniczej w relacjach z innymi podmiotami może mieć kluczowe znaczenie dla podjęcia współpracy. Sprawdzenie wiarygodności potencjalnego kontrahenta wymaga doświadczenia oraz czasu. Firma windykacyjna może wykonać szybki scoring albo dostarczyć pełny obraz w ramach wywiadu gospodarczego.

Bardzo ważnym elementem zarządzanie należnościami jest prawidłowe kontrolowanie spływu należności. Gwarantuje to szybkie i efektywne reagowanie na opóźnienia w płatnościach. Dlatego warto skorzystać z możliwości oferowanych przez systemy monitoringowe firmy windykacyjnej opartych o call center. Szczególnie, że firma windykacyjna najczęściej oferuje możliwość automatycznego skierowania przeterminowanych należności bezpośrednio do dalszych działań windykacyjnych.